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Il trattamento dati personali in caso di emergenza è una prerogativa, in generale, di situazioni tipiche quali interventi di Pronto Soccorso o di Protezione Civile al manifestarsi di situazioni quali, ad esempio, incidenti, terremoti o situazioni comunque improvvise. Tale tipologia di trattamento è prevista all’interno della normativa europea (Reg. UE 679/2016) con particolari basi giuridiche (per il trattamento di dati personali) o specifiche deroghe per il trattamento di dati sanitari ed in generale “particolari”.
Nel Decreto-legge 9 marzo 2020 n.14, nell’ambito delle indicazioni relative al potenziamento delle risorse umane del Servizio Sanitario Nazionale, il legislatore ha inteso tornare su questo specifico aspetto, fornendo specifiche indicazioni al fine di poter semplificare ulteriormente alcuni aspetti quali, ad esempio, l’informativa, le autorizzazioni e le comunicazioni di dati tra gli attori che hanno necessità di scambiarsi dati tempestivamente.
È da notare che viene data indicazione sulla gestione dei dati “particolari” ed al cumulo di basi giuridiche (o di deroghe) applicabili, con specifico riferimento a motivi di interesse pubblico, a finalità di cura e di protezione da gravi minacce per la salute. I motivi di interesse pubblico vengono successivamente dettagliati indicandone i riferimenti puntuali nelle lettere t) ed u) dell’articolo 2-sexies del Codice per la Protezione dei dati personali. Per i “semplici” dati personali, le basi giuridiche di riferimento sono costituite primariamente da motivi di salvaguardia dell’interesse vitale dell’interessato o di altre persone fisiche, oltre che da obblighi di legge ed interesse pubblico.
Un aspetto molto importante è quello che riguarda la comunicazione dei dati o il c.d. “scambio dati”: tra i soggetti menzionati come attori “principali”, di fatto, non ci sono limiti con il fine di assicurare una più efficace gestione dei flussi di dati necessari all’esecuzione delle attività nell’ambito dell’emergenza, con specifico riferimento alle funzioni che vengono loro attribuite. La comunicazione a soggetti diversi è invece vincolata a condizioni di indispensabilità oltre che esclusivamente legata a dati personali diversi da quelli particolari e relativi a condanne penali o reati.
Nell’ambito del trattamento consentito, pur facendo un richiamo generale al rispetto dei principi (art. 5) del Regolamento Europeo, si fa specifico riferimento a quello di “necessità” relativa alle finalità indicate, tenendo sempre presente il principio di proporzionalità e indispensabilità (minimizzazione) che devono costituire i pilastri fondanti del trattamento.
I tempi di conservazione sono stabiliti nell’Ordinanza del Ministero della Salute n. 2180 del 21 febbraio 2020, con indicazione della necessità di distruzione dei dati trascorsi 60 giorni dalla raccolta, ove non si sia verificato alcun caso sospetto. La tempistica negli altri casi è invece soggetta ai tempi di conservazione ordinari del Titolare.
Sono indicate modalità semplificate di gestione delle informative, anche se sarebbe opportuna comunque la redazione di una informativa specifica finalizzata a dare comunicazione generale del trattamento, magari da pubblicare sul proprio sito ed indicando agli interessati di poterla consultare direttamente online, considerando la fortissima spinta allo smart-working ed ai servizi online dovuta alle condizioni di emergenza.
Modalità semplificate sono infine previste anche per il conferimento delle autorizzazioni ai soggetti incaricati, sempre tenendo presente che, al termine dello stato di emergenza, è necessario che i Titolari adottino misure idonee a ricondurre i trattamenti di dati personali effettuati nel contesto dell’emergenza, all’ambito delle ordinarie competenze e delle regole che disciplinano i trattamenti di dati personali.
